Avez-vous déja réalisé combien de temps vous passez quotidiennement à traiter vos emails ? Un récent article du très bon site Cadre et Dirigeant Magazine nous proposait de nous aider à nous désintoxiquer de l’E-communication.
La lecture des emails est en réalité très chronophage, d’autant que nous pouvons aussi les consulter sur notre mobile et sur les tablettes.
Citons donc un extrait de l’article : “Votre cerveau fonctionne avec deux types d’attention : la volontaire et l’involontaire. L’involontaire est déclenchée par des stimuli extérieurs de la cacophonie des appels et bourdonnements qui meublent l’ambiance de votre job. La volontaire c’est votre capacité à vous concentrer sur une tâche définie, c’est celle-là qui est érodée par des interruptions. Et plus vous vérifiez vos messages, plus vous sentez le besoin de le faire, vous rendant dépendant de la technologie comme une e-contrainte. Face à ces e-mails qui se multiplient comme des lapins, vous avez intérêt à réagir.” sans parler des multiples sonneries, notifications, rappels qui polluent vite votre journée de travail.
Ou l’on parle aussi de E- Hygiène… Par exemple, le minimum conseillé est de ne plus lire et répondre à ses mails toutes les 5 minutes ou toutes les 10 minutes ou dès que ça sonne, voire même laisser sa boite fermée, et ne les lire que 2 ou 3 fois par jour et ne pas forcément répondre à tout tout de suite. En tous cas désactiver tout bip sonore signifiant l’arrivée d’un courriel ou d’un commentaire ou autre . Autre idée : ne répondre que si la demande est précise ou utiliser ce bon vieux téléphone pour régler plus vite un problème !
Et pour nous, les travailleurs indépendants ? Etant une ancienne adepte de répondre à tout tout de suite, j’ai testé pour vous et dans mon quotidien d’Office Manager Free Lance, cela n’a été que bénéfique.En effet, qui dit Freelance, travaillant à domicile ou en entreprise, veut souvent dire gérer au moins 2 clients voire plus, donc autant de boites mails à entretenir, ce qui démultiplie le nombre d’Emails à traiter. On pense que notre client sera ravi de recevoir une réponse à son mail dans la demi heure, mais si ce n’est pas urgent, il pourra certainement se contenter d’une réponse dans la journée, surtout si cela nous permet d’effectuer plus rapidement d’autres tâches qu’ils nous a commandées.
Si je cite à nouveau l’article “Des chercheurs américains ont constaté que la productivité chute de près de 40% si vous faites deux ou plusieurs choses à la fois, sans compter les erreurs et l’épuisement professionnel. Qualité du travail et multitâche seraient incompatibles. En fait, plus votre travail est interrompu, plus il vous est difficile de revenir sur la bonne voie.”
Alors adieu le culte du multitâche, souvent mis en avant par les recruteurs et ici sur ce site comme étant une des qualités essentielles d’un bon Office Manager ?
Il est en tous cas important de réfléchir à son organisation, peut être ordonner différemment le programme de la journée, modifier les séquences. Le multitâche reste valable mais la lecture et la réponse aux emails et le suivi des réseaux sociaux et blogs devrait être une tâche à part entière , effectuée par séquences entre les autres tâches de la journée. Traiter un sujet , exécuter une tache puis vous laisser un temps pour répondre aux emails en ne laissant pas un autre sujet à moitié achevé.
