Le duo femme dirigeante et office manager, un binôme très spécial

J’ai eu ces derniers temps des conversations avec des Entrepreneuses Dirigeantes de mon réseau, des femmes qui vont de l’avant et dont l’entreprise se développe positivement. Elles réalisent un chiffre d’affaires prometteur, débordent de projets tous plus excitants et en arrivent au point où elles se posent la question de déléguer la gestion administrative de leur entreprise, voir plus si affinités.

Du côté des femmes entrepreneuses dirigeantes, une difficulté à déléguer et faire confiance.

« J’ai déjà eu une première expérience avec une assistante je lui ai tout transmis et ca s’est mal passé,  j’ai besoin de trouver vraiment la personne en qui j’aurais confiance »

«J’ai peur de confier mon bébé, c’est moi qui ai tout mis en place et j’ai mis en place des process qui me conviennent, est ce qu’une personne extérieure ne va pas tout me chambouler ? »

Elles savent que pour briser le plafond de verre, pour passer à la vitesse supérieure elles doivent passer par ce stade, se délester de ces tâches qui finalement ne leur apportent pas une grande valeur ajoutée, et disons le ne les font pas vibrer, pour se concentrer encore plus sur l’acquisition de nouveaux clients et le développement de nouveaux produits.

Ce n’est pas l’aspect financier qui les bloque puisque quand elles commencent à se poser la question du support administratif, elles atteignent déjà un CA conséquent et quand je leur annonce que pour 600 € par mois environ elles peuvent profiter des services d’une office manager une demi-journée par semaine par exemple, elles ne me disent pas qu’elles n’ont pas ce budget.

Vous connaissez peut- être l’adage : une fois c’est un hasard, deux fois c’est une coïncidence et trois fois c’est une loi. J’ai commencé à me dire qu’il y avait matière et je me suis penchée sur la question en allant interviewer des office managers qui travaillaient pour des femmes dirigeantes de leur TPE PME.

Le retour des office managers qui travaillent pour des femmes dirigeantes

J’ai fait un petit sondage auprès d’un panel assez étendu d’office managers pour savoir lesquelles d’entre elles travaillaient pour des femmes dirigeantes et j’ai eu 4 retours. Je suis sure qu’il y en a d’autres et je serais ravie d’avoir d’autres retours si vous lisez cet article et avez envie de collaborer à une version 2 ou à faire évoluer le sujet auprès des femmes dirigeantes n’hésitez pas à me contacter.

Donc j’ai interviewé 4 office managers, deux qui exercent en freelance et deux qui exercent en CDI plein temps.

Elles ont en commun de travailler dans des petites équipes 4 a 6 personnes  donc des TPE.

Sur le papier leur poste est supposé être un poste d’office manager complet, elles ont été embauchées pour faire beaucoup de choses avec des responsabilités à la clé.

L’office manager étant le bras droit du Chef d’entreprise, on retrouve forcément un binôme complémentaire avec un niveau de responsabilités élevé également pour l’office manager. Lorsque nous avons un duo femme-femme, cela semble compliquer les choses.

Dans la pratique, elles me confient que leur Dirigeante a vraiment du mal à déléguer et surtout à confier des tâches qui comportent une part de responsabilité importante et de valeur ajoutée élevée.

Par exemple, me dit une des office managers interrogées, « je faisais de la relance sur plusieurs millions d’euros dans mon poste précédent mais elle ne veut pas me laisser faire la relance, elle tient à la faire elle-même et perd un temps fou chaque mois ».

« Cela fait plus d’un an que je suis dans cette société et à chaque tâche je dois avoir sa validation…même les ordres du jour et compte rendu des réunions hebdomadaires ! Tout doit être contrôlé et validé, je n’ai aucune “liberté”. » 

« Pour la préparation du bilan où j’ai beaucoup d’échanges avec le cabinet comptable elle doit être en copie de tous les mails, avoir tout le courrier, je me dis qu’elle perd du temps à ne pas déléguer mais si c’est sa façon de faire ça ne me pose pas vraiment de problème je n’ai rien à cacher, je fais mon travail de façon consciencieuse mais je trouve ça vraiment dommage, j’ai souvent l’impression que l’on perd du temps au lieu d’en gagner ». 

Ou encore « Chaque mois nous progressons dans notre binôme mais je sens que cela va prendre du temps ».

Dans d’autre cas, on se retrouve avec un poste d’office manager parce que ce titre est très en vogue et ca fait rêver d’en avoir une à ses côtés mais en réalité les tâches confiées ressemblent plus à celles d’une assistante de gestion et ou assistante de direction, la Dirigeante veut garder la main.

Alors que les hommes dirigeants pour lesquels ces office managers ont travaillé était ravis déléguer au plus vite les tâches administratives et une bonne partie du suivi de la gestion de leur entreprise, les femmes auraient donc du mal à lâcher prise et à faire confiance.

Charge mentale et difficulté à déléguer aussi à la maison ?

Une des office managers qui est aussi une maman de famille nombreuse me disait que de même qu’elle à du mal à déléguer à la maison et se trouve confrontée à des sujets autour de la fameuse charge mentale, elle se demande si la dirigeante aurait elle aussi du mal à déléguer au sein de son entreprise, et plus particulièrement concernant la gestion administrative ?

Le mythe de la femme multitâche qui est habituée à être multitâche dans son quotidien à la maison et au travail et aurait peur de perdre de son identité en se délestant d’une de ses casquettes ?

C’est vrai qu’aujourd’hui je lis plus souvent que finalement ce n’est pas si bien d’être trop multitâche et qu’à faire trop de tâches en même temps on ne fait rien de bien. Mais en tant que femme on s’accroche quand même, on veut en faire toujours plus A réfléchir

Une femme dirigeante peut-elle s’épanouir sans être super multitâche et réfléchir à une répartition plus « écologique » de sa charge de travail

Je dirais bien sur oui, en tant que femme Dirigeante de mon entreprise, j’ai plein de projets passionnants en cours qui requièrent mon expertise et même moi en tant que spécialiste du support administratif, je n’hésiterai pas à déléguer dès que possible certaines tâches.

Savoir déléguer est une étape importante pour la pérennisation de son entreprise. Je le vis moi-même au quotidien.

C’est un vrai plaisir d’être épaulée par une personne de confiance, de ne plus être seule avec la charge de notre entreprise, de pouvoir s’appuyer sur une base solide pour décoller et de faire confiance à des experts chacun dans leur domaine pour avancer sereinement et atteindre nos objectifs.

Alors j’entends déjà ‘argument suivant qui fait partie des FAQ du support administratif : « encore faut il que je trouve vraiment la bonne personne ».

Faire confiance aux bonnes personnes et trouver sa perle :

Ici je m’adresse plus particulièrement aux dirigeantes qui envisageraient de recruter une office manager freelance.

Oui c’est possible de trouver votre perle rare aujourd’hui, le métier se développe, se professionnalise et le paysage ne manque pas de beaux profils qui ne demandent qu’à exprimer leurs talents au sein de votre entreprise.

Alors si vous faisiez appel à des spécialistes du métier ?

Chez Profession Office Manager nous prenons vraiment le temps de sélectionner les profils qui correspondront à votre cahier des charges.

Plus encore, nous sommes convaincus que le choix d’une future office manager, par la Dirigeante est un moment clé de l’histoire de son entreprise et qu’il doit y avoir des vraies affinités, ce n’est pas simplement une affaire de compétences mais aussi une affaire de talents et la rencontre de deux personnalités qui vont interagir en binôme dans le but de pérenniser l’entreprise.

Et ce n’est pas parce que l’on choisit d’externaliser le support administratif que cela doit se faire trop rapidement, nous accompagnons l’entrepreneur tout au long de la mission de l’office manager pour que tout se passe de la meilleure manière possible.

Faites vous le cadeau d’un temps de réflexion sur la gestion administrative de votre entreprise et contactez-moi pour échanger !

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