“Bonjour, je vous contacte car j’aimerais me former, développer certaines compétences et notamment sur la partie comptabilité ” Il n’y a pas un jour sans que je reçoive un appel d’une office manager qui souhaite développer ou acquérir certaines compétences ou connaissances, et en Number One devinez laquelle, la comptabilité ! Aussi, je me suis dit que cela pourrait être utile d’en faire un article.
D’où vient cette demande récurrente ? Si je suis une office manager qui veut être reconnue, est ce que je dois vraiment suivre une formation en comptabilité? Que peut on me demander en terme de comptabilité et suivi de gestion dans l’entreprise?
Comptabilite, pré-comptabilité, suivi de gestion, quel rôle pour l’Office Manager ?
Un mix d’expressions pour un rôle en mouvement
Premier élément important, un office manager ne peut pas faire de saisie dans un logiciel de comptabilité, il ou elle ne peut pas manipuler des codes comptables et des écritures comptables . Cette partie est réservée aux experts comptables et aux assistants comptables en possession d’une formation en comptabilité reconnue par l’ordre des experts comptables.
En tant qu’ office manager, notre rôle est surtout de s’occuper de la pré-comptabilité ou préparation de la comptabilité pour faciliter le travail de l’expert comptable lorsqu’il réalisera la clôture comptable de fin de mois et de fin d’année pour le bilan.
D’autre part, l’office manager a un rôle important dans le suivi de gestion de l’entreprise, dans l’optimisation et la mise à jour des tableaux de suivi de gestion. Fournir les bonnes informations au bon moment c’est cela qui fait notre valeur ajoutée.
Il existe maintenant des outils de plus en plus perfectionnés avec un haut niveau d’automatisations qui vont chercher les informations et les justificatifs automatiquement et permettent d’éditer des tableaux de bord de suivi de gestion très sophistiqués. Nous allons alors avoir avant tout un rôle de contrôle, de vérification, et notre responsabilité est de s’assurer que toutes les informations sont bien dans l’outil et que tout est juste. Il y aura donc peu de saisie à proprement parler et surtout pas de la saisie dans un logiciel de comptabilité.
Les outils de gestion et autres applications comptables sont en général relativement intuitifs et il faut peu de temps à une office manager un peu expérimentée pour être à l’aise avec ce genre d’outils. Cela s’apprend sur le terrain assez rapidement.
Le boom des outils de gestion tout en un et la course à l’automatisation
C’est une banalité, le monde s’automatise de plus en plus et notre métier d’office manager n’échappe pas à la tendance; De plus bon nombre de ces outils sont maintenant en interface directe avec le Cabinet comptable qui peut aller y chercher rapidement toutes les informations dont il a besoin pour produire la comptabilité de l’entreprise, D’où la tentation forte chez le Chef d’Entreprise d’augmenter la part d’intervention de l’office manager qui est salariée dans son entreprise et de réduire la part du Cabinet comptable qui facture ses honoraires à la mission.
De ce que j’entends autour de moi et de ma propre expérience , même si la profession se modernise, nous sommes souvent confrontées à des cabinets comptables qui ne sont pas modernisés, qui sont très réticents au changement et qui prennent cher en honoraires pour s’adapter. Donc l’entrepreneur va vouloir optimiser et propose à son office manager qui est à ses côtés en permanence de monter en compétences sur la comptabilité voire même parfois de saisir les écritures comptables et contrôler la comptabilité.
Clarifier le rôle de l’office manager dans la gestion comptable de l’entreprise
L’enjeu serait donc avant tout de clarifier le rôle de l’office manager dans la partie suivi de gestion et suivi comptable de l’entreprise pour ne pas lui confier des missions qui ne lui incombent pas.
Et d’un autre côté d’aider l’office manager a gagner en confiance et en assertivité pour bien faire comprendre au dirigeant de l’entreprise son rôle et sa valeur ajoutée. Et lui donner les moyens de savoir décliner en toute sécurité émotionnelle des propositions de missions ou de tâches qu’il jugerait ne pas correspondre à son rôle. Et oui c’est possible !
De la formation oui, mais avant tout de l’échange, de l’écoute, de la mise en confiance. On est loin d’une formation en comptabilité!
Quelle formation pour l’office manager autour de la comptabilité ?
Clarifier son objectif
Comme pour toute décision en matière de formation, avant de choisir une formation autour de la comptabilité et du suivi de gestion, posez-vous les bonnes questions : pourquoi avez-vous besoin de cette formation, qu’est ce que cela va vous apporter vraiment?
Si vous êtes déjà expérimentée, privilégiez les formations courtes, ciblées, pratiques sur des sujets bien précis car ces formations vous seront vraiment utiles tout de suite. Il ne sert à rien d’accumuler des connaissances si vous n’êtes pas sûre de les utiliser.
Derrière un besoin de formation, provenant du Dirigeant ou de l’Office Manager, il se cache souvent un besoin plus profond, qui ne va pas forcément être résolu par la formation envisagée de prime abord.
Se former pour plus d’épanouissement
Assurez vous que cette formation va vous apporter vraiment dans votre carrière, vous permettre de passer des étapes, et pas seulement venir camoufler un problème plus important dans les process mis en place au sein de l’entreprise.
Quand vous aurez pris le temps de bien identifier votre besoin vous vous apercevrez souvent que vous n’avez pas réellement besoin de la formation à laquelle vous pensiez.
L’Académie de l’Office Manager est née de ma conviction qu’il faut avant tout donner confiance aux office managers en leur permettant d’avoir une idée claire de leur rôle, de les accompagner à se positionner. grâce à leurs talents et à leurs qualités.
Pour cela nous encourageons les office managers a se former avant tout pour développer leur capacité à mettre en place des process, et mener des projets au sein de l’entreprise et surtout pour être épanouis dans leur poste et dans leurs missions.
Si vous souhaitez en discuter et bénéficier d’un échange prenez rdv pour un entretien de 30 minutes.
