Nombreux sont les office managers qui expriment un ras le bol de se voir attribuer tout et n’importe quoi tant et si bien que leur description de poste devient un vrai fourre-tout.
Beaucoup on tendance à tout mettre sur le dos de leur hiérarchie, alors qu’eux mêmes n’ont pas toujours une vision claire du poste classique d’office manager et de ce que l’on peut aller vous demander. Et ils n’ont en général que peu de temps à consacrer à notre évolution au sein de l’entreprise.
Alors commençons par nous-même nous demander comment nous pouvons agir pour éviter que notre poste devienne un fourre-tout,
Comment faire en sorte de ne pas se retrouver dans cette situation où vous croulez sous les demandes ? Et si vraiment vous vous sentez déjà dépassée, comment se sortir du syndrome du fourre-tout ?
Dans cet article, je vous livre ici mes clés pour vous sortir de cette situation et redonner sens à votre métier en remettant un cadre sécurisant et inspirant.
Comment j’en arrive à un poste fourre-tout ?
Vous êtes en poste depuis deux ou trois ans, vous avez pris vos marques avec grande efficacité, vous avez encore plein d’énergie, vous en redemandez, vous adorez votre métier !
Ca tombe bien, votre entreprise grossit, l’activité et le CA se développe, votre Direction vous propose plein de nouvelles tâches ou missions. Et au début vous les acceptez sans trop réfléchir, pour faire plaisir, pour servir, pour apprendre aussi.
Un moment donné, l’entreprise grandit tellement qu’il faut restructurer ou recruter au pôle back office parce que tout le monde se plaint
Ou bien autre cas, l’entreprise est en difficulté, le CA ne rentre pas, la direction envisage de supprimer des postes et redistribuer les missions.
Dans un cas comme dans l’autre, ben tiens, et si on confiait encore cela à notre super office manager plutôt que de recruter quelqu’un en plus ?! Ou bien un membre de l’équipe ne veut plus d’une tâche et c’est toujours la gentille office manager qui va accepter de prendre la relève.
Et en plus vous avez envie de bien faire et vous acceptez, c’est vrai nous faisons un métier de service, nous nous devons d’accueillir le changement avec le sourire ! La mission vous plait vous ne pouvez pas laisser passer cela même si c’est déjà tendu dans votre planning ! Autre cas classique, vous ne savez pas comment refuser de peur d’être mal vue.
Et évidemment la situation se reproduit avec d’autres tâches d’autres missions sinon ce serait trop simple.
Résultat vous ne savez plus du tout où vous en êtes, votre poste ne ressemble plus à rien, et surtout plus à un poste classique d’office manager. Vous commencez à vous fatiguer et à être en mal de reconnaissance, vous doutez de votre légitimité, vous ne vous sentez plus à votre place. Vous êtes une plaque tournante qui tourne trop vite !
Ca vous parle ? Heureusement il y a des solutions et je vous donne ici quelques clés à mon sens pour retrouver du sens dans son poste.
Clé n° 1 : Avoir une vision claire de vote poste, de vos missions et la revoir régulièrement
Vous ne pourrez pas avancer si vous n’avez pas une idée claire de ce que souhaite votre Direction et la remettre à jour, au moins annuellement après avoir fait un point formel avec votre direction ou hiérarchie.
Même si votre Direction semble ne pas se préoccuper et essaie de rester sur un mode convivial, ouvert, où tout se dit sur un coin de table, genre pas de pression, c’est vital pour vous de veiller à avoir une définition de poste ou une fiche de mission la plus précise possible, d’autant que vous savez bien que sur le poste d’office manager tout change tout le temps.
Cela dit, tout le monde sait que les écrits restent et surtout en matière d’écrit, une fiche de mission à jour vaut encore plus que tous les e-mails échangés par ci-par là.
Si ce n’est pas dans la culture de votre entreprise, c’est à vous d’insister et de proposer une fiche de mission et la faire valider, pour rendre ensuite les discussions bien plus productives pour tout le monde.
Clé n° 2 : A chaque rajout d’une nouvelle mission, tâche, voir comment l’insérer dans votre organisation…ou pas …
Lorsque l’on vous confie une nouvelle tâche ponctuelle ou récurrente qui rentre dans vos cordes et vous intéresse :
- Vérifier concrètement combien de temps cela va vous prendre, si vous avez encore la place dans votre planning, l’idée étant de ne pas gonfler votre planning au maximum pour éviter une fatigue chronique
- Planifier la mission ou les différentes tâches dans votre emploi du temps en fonction de sa durée, des étapes etc…
- Si cela ne rentre pas dans votre planning, voir si vous pouvez vous délester d’une autre mission ou d’autres tâches pour libérer du temps
- En profiter pour voir si vous pouvez optimiser des tâches ou des missions pour gagner du temps et être plus efficace
Bref profiter de l’occasion pour mettre à plat vos missions et rechercher des sources d’optimisation avant d’intégrer ou pas cette nouvelle tâche ou mission.
Clé n° 3 : accepter une nouvelle tâche ne veut pas forcément dire la faire soi-même…
Lorsque l’on vous propose une nouvelle mission récurrente dans votre poste ou même une tâche ou un projet ponctuel, cela ne veut pas dire que vous allez forcément tout faire seule.
Vous avez d’autres options :
- Se rappeler de la loi de Paretto qui dit que 20% des activités génèrent 80% des résultats donc se concentrer sur les 20 % de vos activités qui génèrent le plus de résultat et déléguer le reste au maximum
- Déléguer tout ou partie de cette mission à une autre personne en interne ou à une société externe, en gardant seulement la supervision ou la partie à forte valeur ajoutée de cette mission
- Déléguer à des spécialistes extérieurs qui feront les choses plus rapidement que vous-même si vous aurez le rôle important de coordination
- Automatiser une partie de cette tache voire la totalité, en gardant la partie contrôle ou la partie à forte valeur ajouté
A l’issue de cette analyse, préparer une proposition précise, chiffrée pour présenter votre projet à la Direction. Et prévoir éventuellement les réponses aux objections éventuelles les plus courantes par rapport au profil de vos dirigeants et à la situation et culture de l’entreprise. L’anticipation est notre force en tant qu’office manager, mettons-là au service de notre propre progression !
Clé n° 4 : Savoir dire non de manière positive pour vous et pour l’entreprise
Je pourrais écrire un article rien que sur ce sujet, tant il est riche et tant c’est aussi un sujet très fréquent chez les office managers.
Les mots clés autour de ce sujet : complexe de l’imposteur, légitimité, assertivité, croyances limitantes etc…
Quelques pistes et questions à se poser pour avancer dans la réflexion :
- Comment je me sens quand je dis non à une mission ou un nouveau projet ?
- Qu’est-ce que cela éveille en moi comme sentiment, émotion de devoir refuser une tâche ou un projet ?
- Quel besoin important je nourris en moi quand je dis non, à quoi je dis oui quand je dis non ?
- Comment puis-je dire non tout en me sentant légitime et en préservant la relation avec l’interlocuteur ?
Si c’est un sujet qui vous touche, Il y a vraiment des outils pour vous aider, ce sont des outils que je déploie par exemple dans le cadre de mes formations quand je détecte qu’il y a un besoin d’aller plus loin et notamment la communication non violente CNV qui m’aide beaucoup au quotidien dans mon métier d’office manager.
Clé n° 5 : travailler son style de communication
Nous avons tous un style de communication qui nous est propre, et c’est donc pareil pour nos interlocuteurs. Apprendre à détecter sa propre façon de communiquer et apprendre à identifier le style de son interlocuteur pour communiquer de manière adaptée et mieux se faire comprendre, c’est vraiment un indispensable à mon sens. Ça apporte beaucoup plus de confiance et de sérénité. C’est évident que s’adresse toujours de la même manière à tout le monde ne donnera pas des bons résultats.
J’utilise beaucoup la méthode 4Colors issue notamment du DISC mais aussi de plein d’autres sources. Pour la pratiquer au quotidien, je vous assure que j’en ai tiré de nombreux bénéfices, le premier étant de faire passer mes messages beaucoup plus facilement puisque j’adaptais ma façon de communiquer en fonction des couleurs de mon interlocuteur.
Obtenir son profil 4Colors permet aussi de connaître le style opposé au vôtre, c’est à dire les personnes avec lesquelles vous avez le plus de mal à communiquer et c’est là que vous pourrez obtenir une grande marge de progression.
Clé n° 6 : Si rien ne change, savoir tirer sa révérence
Oui il faut quand même le rappeler, ne restez pas dans une situation de souffrance, parlez-en avec des personnes de confiance, des autres office managers, des formateurs, des coachs etc… qui vous aideront si besoin à sortir de cet engrenage.
Si vous souhaitez aller plus loin autour de ce sujet, je propose différentes activités, allant du profil 4Colors avec débriefing individuel à l’immersion de 2 jours en présentiel en passant par différents packs selon votre besoin (formations a distance, ateliers etc…)
Pour commencer vous pouvez prendre contact avec moi pour un premier échange gratuit.
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