Je vois en ce moment passer plein de posts et articles sur comment aller plus vite, comment gagner du temps., comment automatiser un maximum de tâches et de process pour devenir des super office managers toujours plus efficaces et reconnu.es.
Les « ressources humaines » coûtent de plus en plus cher et les dirigeants cherchent de plus en plus à automatiser tout ce qu’ils peuvent, et en premier lieu le poste Back office, support administratif et RH.
En tant qu’office manager, nous avons un rôle important à jouer auprès des dirigeants pour une automatisation raisonnée et humaine des process administratifs.
Et nous devons aussi faire face à une pression toujours plus forte sur notre efficacité et sur l’optimisation des process et donc l’automatisation parfois trop intensive.
L’optimisation des process passe nécessairement par l’automatisation d’une partie de ceux-ci, mais pas à n’importe quel prix. Et certains office managers peuvent le payer cher.
Dans ce nouvel article j’avais donc envie de pointer les risques d’une automatisation à tout prix, en me plaçant du point de vue de l’office manager, et de vous donner des clés pour prendre les bonnes décisions et préserver votre bien être et votre plaisir d’exercer votre métier.
Les vrais bénéfices de l’automatisation pour l’office manager :
En tant qu’Office Manager et chef de projet généraliste pour tout ce qui concerne le back office de l’entreprise, vous êtes chargé.e de fluidifier les process administratifs, de choisir les bons outils et effectivement d’automatiser ce qu’il est possible d’automatiser.
Pour un office manager, l’automatisation de certaines tâches est un indispensable et peut lui apporter beaucoup dans son quotidien :
- Être plus efficace, économiser ses ressources
- Pouvoir se consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée
- Rendre le poste plus enrichissant et réduire les tâches chronophages et inintéressantes
Beaucoup de tâches très chronophages peuvent être facilement automatisées.
Les outils bien sélectionnés et coordonnés nous apportent certes un gain de temps et d’énergie important dans notre quotidien.
Encore faut-il bien éviter les pièges d’une automatisation excessive ou trop hâtive dans l’entreprise,
Les pièges de l’automatisation excessive : la surchauffe de l’office manager super-héros
Evidement automatiser à tout prix peut nourrir à l’excès notre image de couteau suisse, très en vogue dans certains types d’entreprises. Devenir une machine à empiler les tâches, être réduit.e à un rôle de couteau suisse très peu pour moi.
L’automatisation doit apporter de la qualité, et pas seulement de la quantité L’automatisation ne doit pas juste rendre plus productif /productive elle doit vous rendre plus heureux/heureuse..
Rappelez-vous, le mieux est l’ennemi du bien !
Certains office managers aiment bien se comparer à des super héros et pensent peut-être que cela leur apportera de la légitimité et soulagera leur complexe de l’imposteur, le bien nommé qui nous fait douter. Le super-héros aussi doit faire des pauses, prendre du recul et ralentir la course de temps en temps. Nous sommes des humains avec des émotions.
Attention à ne pas deviner le super héros ou la super héroïne qui ne dort jamais ni ne va faire pipi ni ne mange. L’épuisement est souvent au bout du chemin.
Vouloir en faire toujours plus n’est pas la solution, gardons en tête de vouloir faire mieux, avec les bons outils soigneusement sélectionnés.
Le rôle de l’office manager : automatiser avec discernement et après mûre réflexion
Automatiser cela n’est pas si simple et cela prend du temps, , pour l’office manager comme pour le dirigeant et l’équipe.
Aussi une réflexion s’impose avant toute décision d’automatisation et tout choix d’un outil et cette réflexion passe par :
- Bien analyser les besoins
- Mettre à plat les process existants et voir les possibilités d’amélioration
- Prendre le temps de réfléchir sur ce que cela va vraiment vous apporter
- Consulter l’équipe sur leurs besoins pour avoir des feedbacks
- Mettre en valeur son expertise en prescrivant des outils adaptés, recommandés, testés
- Savoir dire non et argumenter auprès des dirigeants et opérationnels : c’est vous l’expert, montrez-le, préparer les bons arguments quand il le faut pour refuser la mise en place d’un outil ou qui ne convient pas à l’entreprise.
Et bien sûr planifier, pas tout en même temps, se laisser le temps d’implanter et de tester avant de rajouter encore un outil ou une automatisation.
Conclusion
Automatiser est indispensable pour l’entreprise comme pour l’office manage, cela apporte des économies, en temps et en argent et du confort aux collaborateurs et à l’office manager.
Pour autant, attention de ne pas se laisser emporter par la machine qui pourrait bien s’emballer.
Sachons garder mesure et ne partons pas dans tous les sens.
Montrons l’exemple à nos dirigeants, faisons-leur profiter de notre expertise en en prônant l’automatisation raisonnée. C’est notre rôle en tant qu’office manager expérimenté.e.
