J’ai eu le plaisir d’échanger avec Nathalie Le Fouest, Office Manager experte tout comme moi et spécialiste de l’audit de la fonction administrative des entreprises, aussi bien pour les TPE PME que pour les grosses structures ayant déjà un pôle administratif important.
Un échange passionnant que nous avons plaisir à partager sur le métier d’office manager, sur les formations et sur la meilleure façon de répondre aux entrepreneurs sur leurs problématiques liées à la gestion administrative de leur entreprise.
Chloé : Nathalie, tu as comme moi une longue expérience du métier d’office manager sur le terrain ?
Nathalie : Tout à fait j’ai été comme toi pendant près de 20 ans bras droit de Dirigeant et tout comme toi je continue aujourd’hui à intervenir chez des clients sur l’opérationnel ce qui me permet de garder un pied dans le métier tel qu’il est exercé au quotidien
Chloé : nous nous sommes toutes les deux mises à notre compte il y a un certain nombre d’années et nous avons en commun une vraie envie d’optimiser les fonctions administratives au sein des entreprises et d’apporter aux entrepreneurs une vision juste du métier d’office Manager.
Nathalie : oui notre force c’est notre connaissance du métier pour l’avoir expérimenté et pratiqué depuis plusieurs années. Nous mettons notre savoir-faire au service des entrepreneurs pour faciliter leurs décisions en ce qui concerne la gestion administrative de leur société et la transformer en valeur ajoutée.
Chloé : nous intervenons chacune à un stade différent de l’aventure de l’entrepreneur avec la gestion administrative de l’entreprise :
Nathalie : En ce qui me concerne, pour les TPE PME, je peux intervenir au tout début du processus, quand l’entrepreneur n’a même pas conscience qu’il doit organiser sa gestion administrative ou quand il a besoin de se développer et a déjà identifié qu’il avait un problème mais ne sait pas du tout comment y remédier. Je réalise alors un audit de son organisation en proposant des solutions d’optimisation, je peux établir un organigramme de son entreprise et identifier le profil administratif à recruter pour l’aider et le seconder.
Chloé : ce sont des audits en profondeur, qui durent au moins une ou deux journées, ce n’est pas juste un bref échange autour d’un office manager ou une assistante à recruter.
Nathalie : les entrepreneurs ne pensent pas d’emblée à faire auditer l’organisation administrative de leur entreprise alors que c’est bien un élément essentiel, cela fait partie des fondations d’une entreprise solide et pérenne.
Chloé : l’audit apporte vraiment un plus à l’entrepreneur qui aurait peur de faire appel aux services d’une office manager ou ne saurait pas comment s’y prendre pour la recruter.
Nathalie : oui car je leur fais gagner beaucoup de temps, cela vaut bien l’investissement. S’ils prennent la mauvaise direction ou s’ils tardent trop parce qu’ils hésitent, ils perdront plus d’argent que l’investissement correspondant à mon audit.
Chloé : en résumé tu peux arriver dans l’entreprise alors que les conditions ne se prêtent pas à l’accueil d’une assistante ou d’un office manager ?
Nathalie : oui je mets en place ce qu’il faut pour que l’assistant ou l’office manager trouve sa place. Je crée la fiche de poste et l’organisation adaptée
Chloé : et moi j’interviens une fois le besoin assez clairement identifié, conscientisé pour leur proposer les profils correspondant à ce besoin et j’accompagne l’entrepreneur et l’office manager au cours de la mission ;
Nathalie : Notre travail est vraiment complémentaire car il est plus facile pour l’entrepreneur de recruter si ses besoins et le poste sont bien définis et ensuite il gagnera du temps si tu leur proposes directement les bons profils correspondant à leurs attentes et là aussi ce n’est pas gagné !
Chloé : Oui aujourd’hui le métier d’office manager est en plein boom et l’on sent qu’il y a beaucoup d’information disponible pas toujours de qualité et c’est pour cela que grâce à mon expérience du métier je sélectionne les meilleurs profils.
Nathalie : en effet tout le monde ne peut pas être office manager. Entre les office managers qui n’en sont pas vraiment, et qui se présentent comme telles, et certains qui proposent des services d’office manager par intermédiation mais ne connaissent pas le métier, ce n’est pas évident pour les entrepreneurs de faire leur choix de façon éclairée.
Chloé : oui bien souvent j’interviens suite à une première déception, nous récupérons souvent des clients désabusés de leur première expérience de l’assistanat administratif.
Et en ce qui concerne les formations le constat n’est guère plus reluisant même sil il y a de bonnes choses.
Nathalie : le métier d’office manager ne s’apprend pas via les formations institutionnelles, il s’apprend avant tout sur le terrain, on ne devient pas office manager au sortir de ses études institutionnelles. C’est tout un parcours professionnel.
Chloé : on choisit souvent de devenir office manager après avoir débuté comme assistante de direction ou assistante ADV, c’est mon cas d’ailleurs.
Nathalie : Le « savoir être » est aussi très important. Il faut également une formation adaptée, avec du concret, des cas pratiques, par exemple le métier d’office manager n’est pas du tout le même selon la taille de la structure au sein de laquelle il ou elle exerce donc il ou elle ne peut pas aller directement d’une grosse structure à une petite structure et vice versa.
Chloé : oui c’est précisément pour cela que j’ai créé l’Académie de l’Office Manager, avec des programmes sur mesure en fonction de l’objectif précis de l’assistante ou de l’office manager qui désire se former.
Nathalie : il y a autant d’office managers que de personnes donc on doit leur proposer un large éventail de formations et aussi bien être à l’écoute des problématiques de l’entrepreneur d’aujourd’hui
Chloé : avec l’Académie nous proposons des formations basées avant tout sur la pratique et ces programmes de formation sont le fruit de mes années d’expérience terrain que j’ai à cœur aujourd’hui de partager avec les office managers qui veulent donner un nouvel élan à leur carrière mais aussi à celles et ceux qui veulent se reconvertir et apprendre un nouveau métier.
Que pourrais tu dire Nathalie en guise de conclusion de cet échange ?
Nathalie : aujourd’hui nous souhaitons dire aux entrepreneurs qu’il existe des solutions innovantes pour leur apporter de la sérénité, leur permettre se concentrer sur leur cœur de métier et développer leur activité.
Chloé : nous partageons toutes les deux les mêmes valeurs, nous sommes convaincues qu’il est important de mettre en place des fondations solides au sein de l’entreprise et que cela passe sans aucun doute par le sur mesure pour que la transformation soit durable.
C’est pour cela qu’aujourd’hui nous pouvons intervenir conjointement et proposer des packs audit administratif + placement d’un office manager et accompagnement.
Pour aller plus loin :
Nathalie Le Fouest sur Linkedin : https://www.linkedin.com/in/nathalie-le-fouest/
Chloé COHEN sur Linkedin : https://www.linkedin.com/in/chlo%C3%A9-cohen-8990b020/
http://www.assisteam.fr/ Transformez la gestion administrative de votre entreprise en valeur ajoutée ! Expertise TPE, PME
www.pro-officemanager.com : formations pour les office managers
